Thiết Lập và Triển Khai Chương Trình Đổi Sản Phẩm Nhanh (Phần 6 – Hết)

Bước 4: Thực hiện (tt)

 …………

 

Từng công đoạn một sẽ được phân tích và phân vào một trong bốn loại sau:

Loại bỏ: Có thật cần thiết phải chỉnh cả hai cạnh của băng tải không? Thường thì các thợ máy thích sản phẩm chạy giữa băng tải nên phải chỉnh cả hai phía. Tuy nhiên theo một khảo sát gần đây thì hầu hết các trường hợp, sản phẩm có thể chạy trên băng tải lệch về một phía. Do đó, chúng ta có thể giảm thời gian chuyển đổi băng tải đi phân nữa nếu chỉ phải chỉnh một cạnh dẫn.

Chuyển sang “bên ngoài”: Cần ghi nhớ rằng, điểm chính của chuyển đổi nhanh không chỉ là làm tất cả mọi việc trong thời gian ngắn hơn khi máy đang ngừng. Một cách có hiệu quả hơn rất nhiều là chuyển công việc “bên trong” ra “bên ngoài” khoảng thời gian máy ngừng (và như vậy sẽ giảm thời gian ngừng máy). Chuyển sang “bên ngoài” là thực hiện công việc trước hoặc sau khi máy ngừng. Một trong những điểm thường được phát hiện là thợ máy thường mất nhiều thời gian tìm kiếm và chuẩn bị dụng cụ, phụ tùng thay thế trong khi máy đã ngừng. Nếu việc này được chuẩn bị từ trước và tổ chức chuyển ra tận nơi một cách hợp lý, một lượng lớn thời gian sẽ được tiết kiệm.

Đơn giản hoá: Bất cứ công đoạn nào không thể loại bỏ hoặc chuyển ra “bên ngoài” thì cần suy nghĩ các làm đơn giản hơn, nhanh hơn. Một số thiết bị, dụng cụ hỗ trợ thông dụng sẽ rất có ích lợi trong trường hợp này như máy vặn ốc/vít, vít có núm vặn bằng tay, thiết bị kẹp, …

Một trong những cho việc đơn giản hoá là lắp đặt thiết bị đo lường. Thiết bị có thể là thước và mũi tên, các thiết bị đo số vòng xoay, … Các đồng hồ đo áp suất, chân không, vị trí có thể được sử dụng nhưng cần hạn chế.

Không đổi: trong trường hợp không thể cải tiến, các công đoạn này sẽ được giữ nguyên. Tuy nhiên, cần nhận dạng và ghi chép lại những điểm này. Cần có một kế hoạch định kỳ xem xét lại danh sách các điểm “không đổi” cho các trường hợp có ý tưởng mới hoặc công nghệ mới xuất hiện.

Khi các công đoạn đã được phân loại, cần phân mức độ ưu tiên A, B, C cho các cải tiến này. Một số cải tiến có thể được thực hiện ngay, số còn lại thì thực hiện theo một kế hoạch đề ra cho cả nhóm. Nhóm cần lên một kế hoạch hành động và giao cho từng thành viên từng công việc với thời hạn cụ thể. Tiến độ cũng như các khó khăn gặp phải phải được cập nhật cho trưởng nhóm để có phương án giải quyết phù hợp.

 

Thiết Lập và Triển Khai Chương Trình Đổi Sản Phẩm Nhanh (Phần 5)

Bước 4: Thực hiện

Khi đã thành lập nhóm, cần chọn dự án đầu tiên và một trong những yêu cầu tiên quyết cho dự án đầu tiên là khả năng thành công cao và trong thời gian ngắn. Có nhiều lý do cho yêu cầu quan trọng này. Đầu tiên, đó là cơ hội cho nhóm thể hiện và học cách làm việc cùng nhau, phân tích, và triển khai giải pháp. Việc chọn một dự án tương đối dễ sẽ giúp nhóm tập trung vào việc triển khai và hoàn thiện quy trình. Lý do thứ hai là, nếu dự án được chọn quá khó và mất quá nhiều thời gian để thực hiện thì có thể các thành viên sẽ nản lòng. Một “chiến thắng” nhanh chóng sẽ mang lại sự tự tin và sự tự tin này sẽ mang lại thành công cũng như niềm khích lệ to lớn cho các thành viên. Và sau cùng, cấp lãnh đạo thường muốn thấy kết quả. Việc hoàn thành dự án nhanh chóng và mang lại hiệu quả, cho dù chỉ là dự án tương đối nhỏ, vẫn sẽ “ghi điểm” cho nhóm trong mắt của lãnh đạo. Và một khi nhóm đã lấy được sự tự tin, biết cách thực hiện dự án cải tiến chuyển đổi, họ có thể bắt đầu đảm nhận những dự án lớn và phức tạp hơn.

Trong khi phân tích chuyển đổi, một trong những khó khăn các nhóm thường gặp phải là làm sao nhìn thấy bao quát cả quá trình, bức tranh lớn. Hiệu quả của việc cải tiến thường là từ nhiều cải tiến nhỏ hơn là một cải tiến lớn. Để thấy được những điểm nhỏ này, cả quá trình chuyển đổi cần được chia nhỏ đến mức nhỏ nhất có thể. Ghi hình lại toàn bộ quá trình là một trong các cách hỗ trợ công việc này. Thêm vào đó, các thành viên cần được xem lại đoạn ghi hình nhiều lần cho đến khi có thể nắm bắt đến từng chi tiết nhỏ nhất.

Không cần đến mức phải có một người quay phim chuyên nghiệp cho việc ghi hình. Người phụ trách việc này chỉ cần lưu ý các điểm sau:

-       Ghi hình toàn bộ quá trình chuyển đổi, từ tháo dỡ đến lắp đặt và khởi động. Việc ghi hình cần liên tục nhằm bảo đảm tính tuần tự và thời lượng của công việc. Nói một cách khác, cho dù các kỹ thuật viên rời máy để đi vào kho phụ tùng tìm dụng cụ thì việc ghi hình vẫn phải được liên tục, không ngắt quãng. Chỉ những gián đoạn có kế hoạch như giờ ăn trưa, cầu nguyện (Hồi giáo), … thì nên ngừng máy quay cho đến khi nhóm trở lại và sẵn sàng tiếp tục công việc. Những sự cố bất ngờ cũng nên được cắt ra khỏi đoạn phim sau đó nhằm bảo đảm chỉ ghi lại việc chuyển đổi thông thường.

-       Nên bật chế độ lưu thời gian trong khi quay lên hình nhằm xác định chính xác thời lượng của từng công việc.

-       Máy ghi hình có thể được gắn lên chân chống tại nơi có thể nhìn bao quát cả khu vực chuyển đổi. Trong một số thời điểm, máy có thể tập trung tại một khu vực nhỏ nào đó, tuy nhiên, thường thì máy sẽ ghi nhận bao quát toàn cảnh của việc chuyển đổi. Việc này giúp xác định thời gian cho việc dhi chuyển của từng nhân viên.

-       Nếu có thể, dùng nhiều máy ghi hình cùng lúc. Ngoài máy quay toàn cảnh, các máy khác sẽ tập trung vào những khu vực có nhiều hoạt động nhất. Tuy nhiên, vẫn phải bảo đảm tất cả các máy quay toàn bộ thời gian.

Một khi đã có đoạn ghi hình tốt, tiếp theo là giai đoạn tái cấu trúc quá trình chuyển đổi. Như đã đề cập ở trên, cần xác định từng công đoạn nhỏ nhất của toàn bộ quá trình. Một trong những cách dễ nhất để làm điều này là sử dụng biểu mẫu dưới đây:

 

Thiết Lập và Triển Khai Chương Trình Đổi Sản Phẩm Nhanh (Phần 4)

Bước 3: Thiết lập các nguyên tắc cơ bản

Để có thể thành công, nhóm thực hiện phải được chính thức thành lập và như vậy những nguyên tắc cơ bản cho sự vận hành của nhóm cũng phải được thiết lập trước khi đi vào hoạt động. Những nguyên tắc này có thể sẽ thay đổi tuỳ tình hình của từng công ty. Tuy nhiên, chúng vẫn nên bao gồm những điểm chung sau:

Chương trình làm việc: Tất cả các cuộc họp đều cần có chương trình. Chương trình bao gồm xem lại những việc làm trước, báo cáo tiến độ, cũng như những việc đã hoàn thành của kỳ họp trước cho từng thành viên và những điểm mới phát sinh cần thảo luận. Chương trình cuộc họp cần được thông báo cho mọi thành viên một khoảng thời gian phù hợp trước cuộc họp để mọi người có thể chuẩn bị sẵn sàng.

Bảng phân công công việc: Trong suốt buổi họp, các công việc cần được giao cho từng cá nhân để thực hiện. Một khi đã giao và nhận, các thành viên có trách nhiệm thực hiện công việc được giao đúng thời hạn. Trong các trường hợp ước lượng không thể hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn do các yếu tố khách quan, thành viên được cần yêu cầu hỗ trợ từ nhóm và trưởng nhóm càng sớm càng tốt. Không hoàn thành hoặc chậm trễ nhưng không có yêu cầu hỗ trợ, báo cáo cho nhóm là một trường hợp không thể chấp nhận được.

Gián đoạn: Trong suốt các cuộc họp, trừ những trường hợp khẩn cấp, khủng hoảng, không để các thành viên của nhóm bị phân tâm, gián đoạn vì bất cứ lý do nào.

Chủ trì cuộc họp: Cần có chủ trì cho mỗi cuộc họp và vị trí này có thể thực hiện xoay vòng nhằm tạo điều kiện để phát triển kỹ năng cho tất cả thành viên. Tuy nhiên, nếu có những hạn chế về nhiều mặt thì vẫn có thể chọn một thành viên được chỉ định bởi lãnh đạo nhà máy làm chủ trì cho tất cả cuộc họp. Nhân vật này cần giúp buổi họp tập trung thảo luận đúng hướng, đúng nội dung cần quan tâm và không bị phân tán thành các cuộc thảo luận nhỏ về nhiều đề tài khác nhau.

Nơi họp và thời gian: nên thiết lập buổi họp định kỳ, cùng ngày, giờ và cùng địa điểm. Lý tưởng nhất là phòng họp được đặt kế bên khu vực làm việc của nhóm và chỉ dành cho nhóm nhằm tránh việc mất thời gian cho thiết lập phòng họp mỗi lần.

Biên bản cuộc họp: Cần chỉ định một thành viên làm nhiệm vụ thư ký ghi chép lại biên bản cuộc họp. Thành viên này cần bảo đảm sau một khoảng thời gian hợp lý nhất định (thường không quá 48 giờ) kể từ khi chấm dứt cuộc họp, mọi thành viên của nhóm sẽ nhận được biên bản cuộc họp. Tất cả các biên bản cũng cần được lưu trữ một cách hợp lý nhằm tạp điều kiện thuận lợi cho việc truy xuất sau này.